हाइब्रिड शेड्यूल/टेलीवर्क

प्रबंधकों और कर्मचारियों के लिए सफल हाइब्रिड कार्य और टेलीवर्क हेतु सुझाव

सभी के लिए सुझाव

• कार्यालय में न होने के अलावा, एजेंसी के बाहर के सहकर्मियों और व्यावसायिक संपर्कों को आपके काम और कार्य संबंधों में ऐसा कोई अंतर महसूस नहीं होना चाहिए जिससे यह पता चले कि आप कार्यालय में नहीं हैं।
• अपने कार्यालय के डेस्क फोन को अपने मोबाइल फोन नंबर पर फॉरवर्ड करें।
• यदि आपके पास मोबाइल फ़ोन नहीं है, तो यह सुनिश्चित करने के लिए कि आप कोई महत्वपूर्ण संदेश न चूकें, कम से कम घंटे में एक बार अपना वॉइसमेल चेक करें। 
• वॉइसमेल और ईमेल संदेशों का तुरंत उत्तर दें।
• अपनी वॉइस मेल ग्रीटिंग में यह बताने की आवश्यकता नहीं है कि आप घर से काम कर रहे हैं। आप अपने मोबाइल फ़ोन पर कॉल का उत्तर देंगे या डेस्क फ़ोन की वॉइस मेल को बार-बार चेक करेंगे और वैसे ही प्रतिक्रिया देंगे जैसे आप कार्यालय में होने पर देते। 
• यह बताने के लिए कि आप कार्यालय से बाहर हैं और घर से काम कर रहे हैं, आउट-ऑफ़-ऑफ़िस ईमेल संदेश सेट करने की आवश्यकता नहीं है। आप ईमेल का उत्तर ऐसे देंगे जैसे कि आप कार्यालय में हों, इसलिए किसी आउट-ऑफ़-ऑफ़िस संदेश की आवश्यकता नहीं है। 
• अपने कार्यदिवस की शुरुआत उसी तरह करें जैसे आप कार्यालय जाने पर करते। निश्चित रूप से, आप थोड़ा देर से उठ सकते हैं क्योंकि आपको कार्यालय जाने की आवश्यकता नहीं है, लेकिन काम शुरू करने से पहले अपने दिन की शुरुआत करने के लिए खुद को समय दें। अपनी सामान्य सुबह की दिनचर्या को एक जैसा बनाए रखने का प्रयास करें। 
• काम के लिए तैयार हों। कुछ आरामदायक पहनें, लेकिन आपके द्वारा पहने गए कपड़े आपको "वर्क मोड" में आने में मदद करेंगे। पूरे दिन पजामा पहनकर बैठे रहने से आपके मस्तिष्क को यह संदेश नहीं मिलता है कि काम करने का समय हो गया है। 
• नियमित कार्य घंटों का पालन करें। यदि आप सामान्यतः सुबह 8 बजे काम शुरू करते हैं, तो घर से भी अपना काम उसी समय शुरू करें। वैसे ही ब्रेक लें जैसे आप कार्यालय में लेते हैं। कंप्यूटर की स्क्रीन को लगातार देखने से छोटे-छोटे ब्रेक लें और उठकर थोड़ा टहलें। अपना लंच ब्रेक लें। 
• अपने काम के घंटों के बाद “हनी डू” (घर के कामों की) सूची पर काम करें। जब आप काम और घर के कामों को मिलाते हैं, तो एक या दोनों प्रभावित होंगे। जब ऐसा होता है, तो या तो आपके पर्यवेक्षक, आपके जीवनसाथी या दोनों ही आपसे नाखुश होंगे। 
• काम करने के लिए अपने घर में एक आरामदायक, शांत जगह खोजें। यदि आपके घर में अलग से कार्यालय नहीं है, तो डाइनिंग रूम की मेज या ऐसी जगह का उपयोग करने का प्रयास करें जहाँ काम करने के लिए जगह हो और जो बच्चों तथा टेलीविज़न से दूर हो। 
• घर पर मौजूद बच्चे जिन्हें ध्यान या होमवर्क असाइनमेंट में मदद की ज़रूरत होती है, वे टेलीवर्क को जटिल बना सकते हैं। बच्चों के साथ बिताए जाने वाले समय और काम के समय को अलग रखें, दोनों को एक ही समय पर करने का प्रयास न करें। अपने जीवनसाथी के साथ बच्चों के पास रहने की बारी तय करें। यदि आपके बच्चों को थोड़े समय के लिए कुछ काम देकर अकेला छोड़ा जा सकता है, तो उन्हें खेल या होमवर्क में लगा दें और उसी समय अपना काम करें। 

कर्मचारियों के लिए सुझाव

• अपने कार्यदिवस की योजना बनाएँ। टू-डू लिस्ट बनाएँ, रिमाइंडर सेट करें, चीज़ों को अपने कैलेंडर में डालें, और अपने दिन की योजना बनाने और ट्रैक पर बने रहने के लिए जो भी आवश्यक हो, वह करें। बिना तैयारी के काम न करें। 
• अपने पर्यवेक्षक को इस बारे में सूचित रखें कि आप किस पर काम कर रहे हैं और आपने क्या पूरा कर लिया है। 
• संचार के सभी उपलब्ध इलेक्ट्रॉनिक साधनों (ईमेल, टेक्स्ट, चैट, वर्चुअल मीटिंग) का उपयोग करें, लेकिन अपने सहकर्मियों, पर्यवेक्षक और बाहरी व्यावसायिक संबंधों से बात करने के लिए फ़ोन का भी उपयोग करें। वॉइस बातचीत करना आपके और आपके साथ काम करने वाले लोगों के लिए जुड़ाव महसूस करने का एक बहुत ही सशक्त माध्यम है। बहुत से लोगों को अलग-थलग महसूस करने से बचने के लिए संचार के उस रूप की आवश्यकता होती है। हो सकता है कि वह आप न हों, लेकिन वह व्यक्ति हो सकता है जिससे आप बात करते हैं। 
• यदि आपके पास पूरे कार्यदिवस के लिए व्यस्त रहने हेतु पर्याप्त काम नहीं है, तो अपने पर्यवेक्षक से पूछें कि आप और किस चीज़ पर काम कर सकते हैं। 
• जिन सिस्टम और फ़ाइलों तक आपको पहुँचने की आवश्यकता है, उनमें आने वाली समस्याओं की तुरंत रिपोर्ट करें।
• घर पर इंटरनेट सेवा के आधार पर, इष्टतम गति के लिए आपको इंटरनेट से जुड़े अन्य उपकरणों को बंद करने की आवश्यकता हो सकती है। 

प्रबंधकों के लिए

• टेलीवर्क कर रहे कर्मचारी की दैनिक निगरानी में एकमात्र अंतर यह है कि आप उनसे आमने-सामने बात नहीं कर सकते। इसके अलावा, आप यह कैसे मापते हैं कि काम पूरा हो रहा है या नहीं, यह समान है। केवल कार्यालय में उपस्थित होने का मतलब यह नहीं है कि काम हो रहा है। इसी प्रकार, किसी कर्मचारी को वास्तव में न देख पाने का मतलब यह नहीं है कि काम नहीं हो रहा है। 
• टेलीवर्किंग का अर्थ वास्तव में उस तरीके में बदलाव है जिससे आप किसी कर्मचारी के साथ तब संवाद करते हैं जब आप उनसे आमने-सामने बात नहीं कर सकते। 
• उपलब्ध सभी संचार तकनीकों का उपयोग करें। (ईमेल, टेक्स्ट, चैट, वर्चुअल मीटिंग, और टेलीफ़ोन) यह देखने में थोड़ा समय लग सकता है कि आपके और आपके कर्मचारियों के लिए सबसे अच्छा क्या है। 
• अपने टेलीवर्क करने वाले कर्मचारियों से उचित अपेक्षाएँ रखें। अपने कर्मचारियों को सफलता के लिए तैयार करें। 
• काम का बोझ न बढ़ाएँ। कार्यभार कर्मचारी के कार्यालय में रहने के समय के अनुरूप होना चाहिए। 
• यदि आप ईमेल द्वारा किसी कर्मचारी से संपर्क करने में सहज नहीं हैं, तो दैनिक फ़ोन कॉल या वीडियो कॉल की व्यवस्था करें। 
• टेलीवर्क करते समय एक टेलीवर्कर के रूप में एक अच्छा उदाहरण प्रस्तुत करें। वे सभी कार्य करें जिनकी आप अपने टेलीवर्किंग कर्मचारियों से अपेक्षा करते हैं।